Y-Prime, LLC
Politika varovanja zasebnosti

Y-Prime, LLC (YPrime) je zavezan k preglednosti pri zbiranju in uporabi osebnih podatkov. To obvestilo določa zavezanost podjetja YPrime zasebnosti, varstvu podatkov ter posameznikovim pravicam in obveznostim v zvezi z osebnimi podatki.

To obvestilo velja za vse osebne podatke strank, udeležencev kliničnih preskušanj, prodajalcev, kandidatov za zaposlitev, zaposlenih, izvajalcev, nekdanjih zaposlenih in obiskovalcev spletnega mesta družbe YPrime (kot so piškotki in spletne oznake), ki jih družba YPrime posreduje ali zbira in obdeluje.

Vaše pravice do zasebnosti v Kaliforniji
V skladu s kalifornijskim zakonom “Shine the Light” imajo prebivalci Kalifornije, ki posredujejo določene osebne podatke v zvezi s pridobivanjem izdelkov ali storitev za osebno, družinsko ali gospodinjsko uporabo, pravico, da od nas zahtevajo in pridobijo (enkrat na koledarsko leto) informacije o morebitnih podatkih o strankah, ki smo jih posredovali drugim podjetjem za njihovo lastno neposredno trženje.  Po potrebi bi te informacije vključevale kategorije podatkov o strankah ter imena in naslove podjetij, s katerimi smo delili podatke o strankah za neposredno preteklo koledarsko leto (npr. zahtevki iz leta 2021 bodo prejeli informacije o morebitnih dejavnostih souporabe za leto 2020).

Za pridobitev teh informacij, prosimo pošljite elektronsko sporočilo na naslov privacy@yprime.com z navedbo zadeve v naslovni vrstici in v elektronskem sporočilu “Zahteva za informacije o zasebnosti v Kaliforniji”. Zahtevane informacije vam bomo v odgovor poslali na vaš e-poštni naslov.

Zavedajte se, da zahteve “Shine the Light” ne zajemajo vse izmenjave informacij, zato bodo v naš odgovor vključene le informacije o zajeti izmenjavi.

YPrime spoštuje zasebnost posameznikov in ceni zaupanje svojih strank, zaposlenih, udeležencev kliničnih preskušanj, potrošnikov, poslovnih partnerjev in drugih. YPrime si prizadeva zbirati, uporabljati in razkrivati osebne podatke na način, ki je skladen z zakoni držav, v katerih posluje, hkrati pa ima tradicijo spoštovanja najvišjih etičnih standardov v svojih poslovnih praksah.

Vprašanja o tem obvestilu ali zahteve za nadaljnje informacije pošljite na naslov privacy@yprime.com. YPrime je skladen z uredbo SUVP.

To obvestilo se lahko občasno posodobi. Ob posodobitvah gradiva bo na koncu strani naveden datum zadnje spremembe.

Opredelitve pojmov

“Upravljavec podatkov” je fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali drug organ, ki sam ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov.

“Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki”, je določena ali določljiva živa fizična oseba.

»SUVP« je Splošna uredba Evropske unije o varstvu podatkov

»Osebni podatki« so vse informacije, ki se nanašajo na živečega posameznika, ki ga je na podlagi teh informacij mogoče prepoznati. V skladu z SUVP so ti podatki znani kot “osebni podatki”.

“Obdelava” je vsaka uporaba podatkov, vključno z njihovim zbiranjem, shranjevanjem, spreminjanjem, razkrivanjem ali uničenjem.

“Obdelovalec podatkov” je fizična ali pravna oseba, javni organ, agencija ali drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca podatkov.

»Posebne kategorije osebnih podatkov« pomenijo informacije o posameznikovem rasnem ali etničnem poreklu, podatke iz kazenske evidence, politična mnenja, verska ali filozofska prepričanja, članstvo v sindikatu, zdravje, spolno življenje ali spolno usmerjenost.

»Podatki iz kazenske evidence« pomenijo informacije o kazenskih obsodbah in prekrških posameznika ter informacije v zvezi s kazenskimi obtožbami in postopki.

Načela varstva podatkov

YPrime obdeluje osebne podatke v skladu z naslednjimi načeli varstva podatkov:

• Osebne podatke obdeluje pošteno, zakonito in pregledno.
• Zbira osebne podatke samo za določene, izrecne in zakonite namene.
• Obdeluje osebne podatke le, če so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene obdelave.
• Hrani točne osebne podatke in sprejme vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki nemudoma popravijo ali izbrišejo.
• Osebne podatke hrani le toliko časa, kolikor je potrebno za obdelavo.
• Sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi, da so osebni podatki varni in zaščiteni pred nepooblaščeno ali nezakonito obdelavo ter naključno izgubo, uničenjem ali poškodbo.

YPrime prevzema odgovornost za to, kako pridobiva, obdeluje in razpolaga z osebnimi podatki ter za zagotavljanje skladnosti z zgornjimi načeli.

• Osebne podatke obdeluje pošteno, zakonito in pregledno.
• Zbira osebne podatke samo za določene, izrecne in zakonite namene.
• Obdeluje osebne podatke le, če so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene obdelave.
• Hrani točne osebne podatke in sprejme vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki nemudoma popravijo ali izbrišejo.
• Osebne podatke hrani le toliko časa, kolikor je potrebno za obdelavo.
• Sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi, da so osebni podatki varni in zaščiteni pred nepooblaščeno ali nezakonito obdelavo ter naključno izgubo, uničenjem ali poškodbo.
• Prevzame odgovornost za to, kako pridobiva, obdeluje in odstranjuje osebne podatke, ter za zagotavljanje skladnosti z zgornjimi načeli.

YPrime, kadar velja za upravljavca podatkov, v svojih obvestilih o zasebnosti posameznikom navede razloge za obdelavo njihovih osebnih podatkov, način uporabe teh podatkov in pravno podlago za obdelavo ter ne obdeluje osebnih podatkov posameznikov iz drugih razlogov. Kadar se YPrime sklicuje na svoje zakonite interese kot podlago za obdelavo podatkov, bo opravil oceno, s katero bo zagotovil, da nad temi interesi ne prevladajo pravice in svoboščine posameznikov. YPrime bo osebne podatke nemudoma posodobil, če posameznik sporoči, da so se njegovi podatki spremenili ali da so netočni.

YPrime bo osebne podatke obdeloval le v skladu z veljavnimi zakoni, pravili in predpisi ter po izrecnih navodilih upravljavca podatkov, če se šteje za obdelovalca podatkov ali podobdelovalca.

Osebni podatki, zbrani med odnosi z zaposlenimi in pogodbeniki, se hranijo v osebni mapi posameznika, v tiskani ali elektronski obliki ter v kadrovskih sistemih YPrime. Obdobja, za katera YPrime hrani takšne osebne podatke, povezane s človeškimi viri, so navedena v obvestilih o zasebnosti, izdanih posameznikom.

YPrimovi izvajalci operacij in vzdrževanja imajo včasih omejen dostop do osebnih podatkov pri zagotavljanju izdelkov ali storitev za YPrime. Dostop teh pogodbenikov do osebnih podatkov je omejen na tisto, kar je razumno potrebno, da pogodbenik opravi svojo omejeno funkcijo za družbo YPrime. YPrime od svojih izvajalcev operacij in vzdrževanja zahteva, da: (1) varujejo zasebnost vseh osebnih podatkov v skladu s tem obvestilom in (2) ne uporabljajo ali razkrivajo osebnih podatkov za noben drug namen, razen za zagotavljanje izdelkov in storitev YPrime, kot to zahteva zakonodaja.

YPrime vodi evidenco svojih dejavnosti obdelave osebnih podatkov v skladu z zahtevami SUVP.

Pravice posameznika

Posameznik ima kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, številne pravice v zvezi s svojimi osebnimi podatki.

Zahteve za dostop do podatkov

Posamezniki imajo pravico vedeti, s katerimi osebnimi podatki upravlja in jih obdeluje družba YPrime, ter zagotoviti, da so ti osebni podatki točni in ustrezni za namene, za katere jih je družba YPrime zbrala. Če posameznik poda razumno zahtevo, mu YPrimsporoči:

• ali se njegovi podatki obdelujejo ali ne, in če se, zakaj, kategorije zadevnih osebnih podatkov in vir podatkov, če niso zbrani od posameznika;
• komu so ali se lahko razkrijejo njegovi podatki, vključno s prejemniki iizven Evropskega gospodarskega prostora (EGP), in o zaščitnih ukrepih, ki veljajo za take prenose;
• kako dolgo bodo njegovi osebni podatki shranjeni (ali kako bo to obdobje določeno);
• njegovo pravico do popravka ali izbrisa podatkov ali do omejitve ali ugovora obdelavi;
• pravico do pritožbe pri ustreznem nadzornem organu za varstvo podatkov, če meni, da družba YPrime ni upoštevala njegovih pravic do varstva podatkov, in
• ali YPrime izvaja avtomatizirano sprejemanje odločitev in logiko, ki je vključena v takšno sprejemanje odločitev.

YPrime bo posamezniku zagotovil tudi kopijo osebnih podatkov, ki so bili zbrani med obdelavo. Običajno v elektronski obliki, če je posameznik vložil zahtevo v elektronski obliki, razen če posameznik zahteva drugače.

Če posameznik zahteva dodatne kopije, lahko YPrime zaračuna razumno pristojbino, ki bo temeljila na administrativnih stroških zagotavljanja dodatnih kopij.

Za zahtevo za dostop do podatkov naj posameznik pošlje elektronsko sporočilo na naslov  marketing@yprime.com. V skoraj vseh primerih mora YPrime pred obdelavo zahtevka zakonsko zahtevati dokazilo o istovetnosti.  V nekaterih primerih bo družba YPrime morda morala stopiti v stik tudi z upravljavcem podatkov, če je družba YPrime obdelovalec podatkov (ali podobdelovalec), če je to primerno.

Družba YPrime bo običajno odgovorila na zahtevo v roku enega meseca od datuma prejema zahteve. V nekaterih primerih, na primer, kadar YPrime obdeluje velike količine posameznikovih podatkov, lahko odgovori v roku treh mesecev od datuma prejema zahteve. YPrime bo posamezniku v roku enega meseca od prejetja prvotne zahteve pisal in ga o tem obvestil.

Če je zahteva za dostop očitno neutemeljena ali pretirana, je YPrime ni dolžan izpolniti. Druga možnost je, da se YPrime strinja z odgovorom, vendar zaračuna pristojbino, ki temelji na upravnih stroških odgovora na zahtevo. Primer, ko se zahteva za dostop do podatkov verjetno šteje za očitno neutemeljeno ali pretirano, je ponovna zahteva, na katero je podjetje YPrime že odgovorilo. Če posameznik predloži neutemeljeno ali pretirano zahtevo, ga bo družba YPrime o tem obvestila in mu sporočila, ali bo nanjo odgovorila ali ne.

Druge pravice

Posameznik ima številne pravice v zvezi s svojimi osebnimi podatki. Od YPrime zahtevajo:

• da jih obvesti o zbiranju in uporabi njihovih osebnih podatkov;
• da popravi netočne osebne podatke;
• da preneha z obdelavo ali izbriše osebne podatke, ki niso več potrebni za namene obdelave;
• še naprej hrani njihove osebne podatke, vendar jih ne uporablja;
• da spoštuje pravice posameznika, da ugovarja obdelavi svojih osebnih podatkov v določenih okoliščinah, na primer za namene neposrednega trženja;
• da jim zagotovi osebne podatke v prenosljivi obliki, tako da jih je mogoče zlahka prenesti v drugo informacijsko okolje. To zahtevo običajno izpolnimo tako, da podatke posredujemo v obliki datoteke z vrednostmi, ločenimi z vejico (csv);
• spoštovanje pravic posameznika v zvezi z avtomatiziranim sprejemanjem odločitev na podlagi njegovih osebnih podatkov;
• ustavitev obdelave ali izbris osebnih podatkov, če interesi posameznika prevladajo nad zakonitimi razlogi družbe YPrime za obdelavo osebnih podatkov (kadar se družba YPrime sklicuje na svoje zakonite interese kot razlog za obdelavo osebnih podatkov);
• prenehanje obdelave ali izbris osebnih podatkov, če je obdelava nezakonita; in
• zaustavitev obdelave osebnih podatkov za določeno obdobje, če so podatki netočni ali če obstaja spor o tem, ali interesi posameznika prevladajo nad zakonitimi razlogi družbe YPrime za obdelavo osebnih podatkov.

Za uveljavljanje teh korakov pri YPrime lahko posameznik pošlje elektronsko sporočilo na naslov marketing@yprime.com.

Osebe iz EU (posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki v EU) se lahko pritožijo pri domačem organu za varstvo podatkov, za nekatere preostale zahtevke, ki niso rešeni z drugimi odškodninskimi mehanizmi, pa lahko uporabijo zavezujočo arbitražo.
Če imate pripombe ali pomisleke, ki jih ni mogoče rešiti neposredno z nami, se lahko obrnete tudi na pristojni lokalni organ za varstvo podatkov.

Varnost podatkov
Yprime zelo resno jemlje varnost osebnih podatkov. YPrime ima vzpostavljene notranje politike in kontrole za zaščito osebnih podatkov pred izgubo, naključnim uničenjem, zlorabo ali razkritjem ter za zagotovitev, da imajo do podatkovdostop samo zaposleni pri uustreznem opravljanju svojih dolžnosti.

Kadar YPrime za obdelavo osebnih podatkov v svojem imenu angažira tretje osebe, te to počnejo na podlagi pisnih navodil, so zavezane k zaupnosti in morajo izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotavljanje varnosti podatkov.

YPrime se zaveda morebitne odgovornosti v primerih, ko se osebni podatki lahko prenesejo tretjim osebam. Podjetje YPrime ne bo preneslo nobenih osebnih podatkov tretji osebi, ne da bi se prej prepričalo, da tretja oseba spoštuje načela ali podobne zakone, ki zagotavljajo ustrezno in enakovredno raven varstva. YPrime osebnih podatkov ne posreduje nepovezanim tretjim osebam, razen če to zakonito odredi stranka ali drug upravljavec podatkov. Takšne okoliščine na primer vključujejo razkritja osebnih podatkov stranke, ki jih zahteva zakon ali sodni postopek, ali razkritja v življenjskem interesu določljive osebe, na primer v zvezi z življenjem, zdravjem ali varnostjo. Če se od družbe YPrime zahteva prenos osebnih podatkov nepovezani tretji osebi, bo družba YPrime zagotovila, da takšna oseba zagotavlja ustrezno in enakovredno raven varstva. Če družba YPrime izve, da nepovezana tretja oseba, ki je prejela osebne podatke od družbe YPrime, uporablja, ali razkriva osebne podatke na način, ki je v nasprotju s tem obvestilom, bo družba YPrime sprejela ustrezne ukrepe za preprečitev ali ustavitev uporabe ali razkritja.

Ocene učinka

Nekatere obdelave, ki jih izvaja YPrime, lahko povzročijo tveganja za zasebnost. Če bi obdelava povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznika, bo YPrime izvedela oceno učinka v zvezi z varstvom podatkov, da določi nujnost in sorazmernost obdelave. Pri tem se upoštevajo nameni izvajanja dejavnosti, tveganja za posameznike in ukrepi, ki jih je mogoče uvesti za zmanjšanje teh tveganj.

Kršitve varnosti podatkov

Če YPrime ugotovi, da je prišlo do kršitve varnosti osebnih podatkov, ki predstavlja tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, bo o tem v 72 urah po ugotovitvi obvestila informacijskega pooblaščenca. YPrime bo zabeležila vse kršitve varstva podatkov ne glede na njihov učinek.

Če bo kršitev verjetno povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, bo prizadetim posameznikom sporočila, da je prišlo do kršitve, in jim zagotovil informacije o njenih verjetnih posledicah ter ukrepih za ublažitev, ki jih je sprejela.

Mednarodni prenosi podatkov

Osebni podatki, s katerimi upravlja ali jih obdeluje YPrime, se lahko prenesejo v države iizven EGP.

YPrime zagotavlja skladnost s tem obvestilom z uporabo ustreznih standardnih pogodbenih klavzul ter v celoti razišče in poskuša rešiti vsako pritožbo ali spor glede uporabe in razkritja osebnih podatkov v nasprotju s tem obvestilom.

Odgovornosti zaposlenih v YPrime

Zaposleni v YPrime lahko pri opravljanju svoje službe dostopajo do osebnih podatkov drugih posameznikov ter naših strank in naročnikov.  V tem primeru se YPrime zanaša na posameznike, da ji bodo pomagali izpolniti obveznosti glede varstva podatkov do osebja ter strank in naročnikov.

Zaposleni, ki imajo dostop do osebnih podatkov:

• smejo dostopati le do podatkov, do katerih so pooblaščeni dostopati, in le za pooblaščene namene;
• ne smejo razkrivati  podatkov nikomur, razen posameznikom znotraj ali izven podjetja YPrime, ki imajo ustrezno pooblastilo;
• morajo zagotoviti varnost podatkov, na primer z upoštevanjem pravil o dostopu do prostorov, dostopu do računalnikov, vključno z zaščito z geslom, ter varnim shranjevanjem in uničevanjem datotek;
• osebnih podatkov ali naprav, ki vsebujejo osebne podatke, ali jih je mogoče uporabiti za dostop do njih, ne smejo odstrani iz prostorov YPrime, ne da bi sprejeli ustrezne varnostne ukrepe, kot sta šifriranje ali zaščite z geslom za zavarovanje podatkov in naprave;
• morajo zagotoviti, da osebnih podatkov ne shranjujejo na lokalnih diskih ali osebnih napravah, ki se uporabljajo v službene namene, in
• morajo takoj poročati o kršitvi varstva podatkov, s katero so seznanjeni, na naslov privacy@yprime.com.

Neupoštevanje teh zahtev lahko pomeni disciplinski prekršek, ki bo obravnavan v skladu z disciplinskimi pravili in postopki družbe YPrime.

YPrime bo vsem zaposlenim zagotovil usposabljanje o njihovih odgovornostih na področju varstva podatkov v okviru uvajalnega procesa in nato v rednih časovnih presledkih.

Zaposleni, katerih vloge zahtevajo reden dostop do osebnih podatkov ali ki so odgovorni za izvajanje tega obvestila ali odgovarjanje na zahteve za dostop na podlagi tega obvestila, bodo deležni dodatnega usposabljanja, ki jim bo pomagalo razumeti njihove dolžnosti in njihovo izpolnjevanje.

Zasebnost na internetu

Družba YPrime ali tretje osebe po navodilih družbe YPrime lahko zbirajo osebne podatke prek svojega spletnega mesta in interakcij obiskovalcev z elementi svojega spletnega mesta, za katere prav tako velja to obvestilo. Takšni osebni podatki se lahko zberejo, ko posameznik predloži svoje ime in / ali naslov. Družba YPrime ali tretje osebe po navodilih družbe YPrime lahko zbirajo informacije o obiskih spletnega mesta YPrime, ne da bi posameznik aktivno posredoval podatke, z različnimi samodejnimi digitalnimi sredstvi, kot so naslovi IP, identifikatorji piškotkov, slikovne pike in dejavnosti končnega uporabnika na spletnem mestu. Čeprav informacije, zbrane s takšnimi samodejnimi digitalnimi sredstvi, ne omogočajo neposredne identifikacije določenih posameznikov, spletni brskalniki spletni strani YPrime samodejno posredujejo informacije o programski opremi, ki jo uporablja uporabnikov računalnik, na primer naslov IP in različico brskalnika. Podatkov, zbranih s temi tehnologijami, ni mogoče uporabiti za identifikacijo posameznikov brez dodatnih podatkov, ki jih je mogoče identificirati.

Piškotki

YPrime uporablja piškotke, ki so majhne podatkovne datoteke, ki jih naša platforma posreduje in shrani v vaši napravi. Naše spletno mesto uporablja piškotke, ki jih odlagamo mi ali tretje osebe za različne namene, vključno z upravljanjem in prilagajanjem spletnega mesta za izboljšanje uporabniške izkušnje in za ciljno usmerjeno oglaševanje. Piškotki lahko potečejo ob koncu seje brskanja ali pa so shranjeni v vašem računalniku in pripravljeni za naslednji obisk spletnega mesta. Nastavitev piškotkov lahko preprečite tako, da prilagodite nastavitve brskalnika (za to glejte razdelek \”Pomoč\” brskalnika). Če onemogočite piškotke, bo to vplivalo na vašo izkušnjo z našim spletnim mestom.

Različica 9, nazadnje posodobljena 25. marca 2023