Polityka prywatności

Y-Prime, LLC

Cel

Y-Prime, LLC (YPrime) zobowiązuje się do transparentności w ramach przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych. Niniejsza polityka określa zobowiązanie YPrime do prywatności i ochrony danych oraz indywidualne prawa i obowiązki w odniesieniu do danych osobowych.

Niniejsza polityka dotyczy wszystkich danych osobowych klientów, uczestników badań klinicznych, dostawców, kandydatów do pracy, pracowników, podwykonawców, byłych pracowników i odwiedzających witrynę YPrime (takich jak pliki cookie i tagi internetowe), które są dostarczane lub zbierane i przetwarzane przez YPrime.

Twoje prawa do prywatności w stanie Kalifornia

Zgodnie z kalifornijskim prawem „Shine the Light”, mieszkańcy stanu Kalifornii, którzy podają pewne dane osobowe w związku z uzyskiwaniem produktów lub usług do użytku osobistego, rodzinnego lub domowego, są uprawnieni do żądania i uzyskania od nas (raz w roku kalendarzowym) informacji o kliencie, które udostępniliśmy (jeśli takie istnieją) innym firmom do ich własnych celów marketingu bezpośredniego. W stosownych przypadkach informacje te obejmowałyby kategorie informacji o klientach oraz nazwy i adresy firm, którym udostępniliśmy informacje o klientach za bezpośrednio poprzedzający rok kalendarzowy (np. wnioski złożone w 2021 r. otrzymają informacje dotyczące działań związanych z udostępnianiem w 2020 r., jeśli takie istnieją).

Aby uzyskać te informacje, należy wysłać wiadomość e-mail na adres privacy@yprime.com, wpisując w temacie i treści wiadomości: „Prośba o informacje dotyczące prywatności w Kalifornii”. W odpowiedzi prześlemy wymagane informacje na Twój adres e-mail.

Należy pamiętać, że nie zawsze udostępnianie informacji jest objęte wymogami „Shine the Light” i tylko informacje nimi objęte zostaną uwzględnione w naszej odpowiedzi.

YPrime szanuje indywidualną prywatność i ceni zaufanie swoich klientów, pracowników, uczestników badań klinicznych, konsumentów, partnerów biznesowych i innych. YPrime stara się zbierać, wykorzystywać i ujawniać dane osobowe w sposób zgodny z prawem krajów, w których prowadzi działalność, a ponadto do jej tradycji należy również przestrzeganie najwyższych standardów etycznych w swoich praktykach biznesowych.

Pytania dotyczące niniejszej politykilub prośby o dodatkowe informacje należy kierować na adres: privacy@yprime.com. YPrime działa zgodnie z RODO.

Niniejsza polityka może być od czasu do czasu aktualizowana. Po dokonaniu aktualizacji materiałów data ostatniej rewizji zostanie odzwierciedlona na końcu strony.

Definicje

„Administrator danych” to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, agencja lub inny organ, który samodzielnie lub wspólnie z innymi określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

„Osoba, której dane dotyczą” to zidentyfikowana lub możliwa do zidentyfikowania żyjąca osoba fizyczna.

„RODO” to ogólne rozporządzenie o ochronie danych w Unii Europejskiej

„Dane osobowe” to wszelkie informacje dotyczące żyjącej osoby, którą można zidentyfikować na podstawie tych informacji. Zgodnie z RODO dane te są znane jako „informacje umożliwiające identyfikację osób”.

„Przetwarzanie” to każde wykorzystanie danych, w tym zbieranie, przechowywanie, zmienianie, ujawnianie lub niszczenie.

„Podmiot przetwarzający” to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, agencja lub inny organ, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora danych.

„Szczególne kategorie danych osobowych” oznaczają informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym danej osoby, dane z rejestru karnego, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, dane dotyczące zdrowia, życia seksualnego lub orientacji seksualnej oraz dane biometryczne i stanowią formę danych osobowych.

„Dane z rejestrów karnych” oznaczają informacje o wyrokach skazujących i przestępstwach danej osoby oraz informacje dotyczące zarzutów i postępowań karnych.

Zasady ochrony danych

YPrime przetwarza dane osobowe zgodnie z następującymi zasadami ochrony danych:

Przetwarza dane osobowe rzetelnie, zgodnie z prawem i w sposób przejrzysty.
Zbiera dane osobowe tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.
Przetwarza dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Przechowuje dokładne dane osobowe i podejmuje wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane.
Przechowuje dane osobowe tylko przez okres niezbędny do przetwarzania.
Podejmuje odpowiednie środki w celu zapewnienia, aby dane osobowe były bezpieczne i chronione przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

YPrime bierze odpowiedzialność za sposób pozyskiwania, przetwarzania i usuwania danych osobowych oraz za zapewnienie zgodności z powyższymi zasadami.

Przetwarzaj dane osobowe rzetelnie, zgodnie z prawem i w sposób przejrzysty.
Zbieraj dane osobowe tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.
Przetwarzaj dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Przechowuj dokładne dane osobowe i podejmuj wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane.
Przechowuj dane osobowe tylko przez okres niezbędny do przetwarzania.
Podejmuj odpowiednie środki w celu zapewnienia, aby dane osobowe były bezpieczne i chronione przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.
Bierz odpowiedzialność za sposób pozyskiwania, przetwarzania i usuwania danych osobowych oraz za zapewnienie zgodności z powyższymi zasadami.

YPrime, jako administrator danych, informuje osoby fizyczne o powodach przetwarzania ich danych osobowych, sposobie ich wykorzystywania oraz podstawie prawnej przetwarzania w swoich politykach prywatności, nie przetwarzając danych osobowych osób fizycznych z innych powodów. W przypadku, gdy YPrime opiera się na swoich uzasadnionych interesach jako podstawie przetwarzania danych, przeprowadzi ocenę, aby upewnić się, że interesy te nie są nadrzędne w stosunku do praw i wolności osób fizycznych. YPrime niezwłocznie zaktualizuje dane osobowe, jeśli dana osoba poinformuje, że jej dane uległy zmianie lub są niedokładne.

YPrime, jako podmiot przetwarzający dane lub podwykonawca przetwarzania, będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami i regulacjami oraz zgodnie z instrukcjami administratora danych.

Dane osobowe gromadzone podczas relacji z pracownikami i podwykonawcami są przechowywane w aktach osobowych danej osoby, w formie papierowej lub elektronicznej oraz w systemach YPrime HR. Okresy, przez które YPrime przechowuje takie dane osobowe związane z zasobami ludzkimi, są zawarte w politykach o prywatności przekazywanych osobom fizycznym.

Podwykonawcy operacji i konserwacji YPrime mają czasami ograniczony dostęp do danych osobowych w trakcie dostarczania produktów lub świadczenia usług YPrime. Dostęp do danych osobowych przez tych podwykonawców jest ograniczony do tego, co jest w uzasadniony sposób konieczne, aby podwykonawca wykonywał swoją ograniczoną funkcję na rzecz YPrime. YPrime wymaga od swoich podwykonawców operacji i konserwacji, aby: (1) chronili prywatność wszelkich danych osobowych zgodnie z niniejszą polityką oraz (2) nie wykorzystywali ani nie ujawniali danych osobowych w żadnym celu innym niż dostarczanie YPrime produktów i świadczenie usług, zgodnie z wymogami prawa.

YPrime prowadzi rejestr swoich czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami RODO.

Indywidualne prawa

Jako osoba, której dane dotyczą, osobom fizycznym przysługuje szereg praw w odniesieniu do swoich danych osobowych.

Żądanie dostępu

Osoby fizyczne mają prawo wiedzieć, jakie dane osobowe na ich temat są kontrolowane i przetwarzane przez YPrime oraz do zapewnienia, że takie dane osobowe są dokładne i odpowiednie do celów, dla których firma YPrime je zebrała. Jeśli dana osoba złoży uzasadnioną prośbę, YPrime powie jej:

czy jej dane są przetwarzane, a jeśli tak, to dlaczego, kategorie danych osobowych, których ono dotyczy, oraz źródło danych, jeśli nie są one zbierane od osoby;
komu są lub mogą zostać ujawnione jej dane, w tym odbiorcom znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) oraz zabezpieczenia, które mają zastosowanie do takich przekazań;
jak długo przechowywane są jej dane osobowe (lub jak ustala się ten okres);
jej prawa do sprostowania lub usunięcia danych, ograniczenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania;
jej prawo do złożenia skargi do odpowiedniego organu nadzorującego ochronę danych, jeśli uważa, że YPrime nie przestrzega jej praw do ochrony danych; oraz
czy YPrime przeprowadza zautomatyzowane podejmowanie decyzji i logikę związaną z podejmowaniem takich decyzji.

YPrime dostarczy również osobie kopię danych osobowych zebranych podczas przetwarzania. Zwykle będzie to miało formę elektroniczną, jeśli osoba złożyła wniosek drogą elektroniczną, chyba że osoba fizyczna zażąda inaczej.

Jeśli dana osoba wymaga dodatkowych kopii, YPrime może pobrać rozsądną opłatę, która będzie oparta na administracyjnych kosztach dostarczenia dodatkowych kopii.

Aby złożyć wniosek o dostęp do danych, należy wysłać wiadomość e-mail na adres marketing@yprime.com. W prawie wszystkich przypadkach firma YPrime jest prawnie zobowiązana do zażądania dowodu tożsamości przed przetworzeniem wniosku. Ponadto w niektórych przypadkach firma YPrime może być zmuszona do skontaktowania się z administratorem danych, jeśli YPrime jest podmiotem przetwarzającym dane (lub podwykonawcą przetwarzania), jeśli ma to zastosowanie.

YPrime zwykle odpowie na żądanie w ciągu jednego miesiąca od daty jego otrzymania. W niektórych przypadkach, np. gdy YPrime przetwarza duże ilości danych osoby, może odpowiedzieć w ciągu trzech miesięcy od daty otrzymania żądania. YPrime napisze do danej osoby w ciągu jednego miesiąca od otrzymania oryginalnej prośby, aby poinformować ją, czy tak jest.

Jeśli żądanie dostępu przez osobę, której dane dotyczą jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, firma YPrime nie jest zobowiązana do jego spełnienia. Alternatywnie YPrime może zgodzić się na odpowiedź, ale pobierze opłatę, która będzie oparta na administracyjnych kosztach odpowiedzi na żądanie. Przykładem sytuacji, w której żądanie dostępu przez osobę, której dane dotyczą może zostać uznane za ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, jest powtórzenie żądania, na które firma YPrime już odpowiedziała. Jeśli dana osoba złoży wniosek, który jest nieuzasadniony lub nadmierny, YPrime powiadomi ją, że tak jest i czy na nie odpowie.

Inne prawa

Osoby fizyczne mają szereg innych praw w odniesieniu do ich danych osobowych. Osoby fizyczne mogą wymagać od YPrime:

poinformowania ich o zbieraniu i wykorzystywaniu ich danych osobowych;
sprostowania nieprawidłowych danych osobowych;
zaprzestania przetwarzania lub usunięcia danych osobowych, które nie są już niezbędne do celów przetwarzania;
w dalszym ciągu przechowywania swoich danych osobowych, ale nie wykorzystywania ich;
szanowania praw osoby fizycznej do sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w pewnych okolicznościach, takich jak marketing bezpośredni;
udostępniania im swoich danych osobowych w formie przenośnej, aby można je było łatwo przenieść do innego środowiska informatycznego. Zwykle spełniamy to żądanie, dostarczając dane w postaci pliku z „wartościami rozdzielanymi przecinkami” (csv);
szanowania prawa osoby fizycznej związanego ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji na podstawie jej danych osobowych;
zaprzestania przetwarzania lub usunięcia danych osobowych, jeśli interesy danej osoby są nadrzędne wobec uzasadnionych podstaw YPrime do przetwarzania danych osobowych (gdy YPrime opiera się na swoich prawnie uzasadnionych interesach jako powód do przetwarzania danych osobowych);
zaprzestania przetwarzania lub usunięcia danych osobowych, jeśli przetwarzanie jest niezgodne z prawem; oraz
zaprzestania przetwarzania danych osobowych na okres, w którym dane są nieprawidłowe lub w przypadku sporu dotyczącego tego, czy interesy danej osoby są nadrzędne wobec uzasadnionych podstaw YPrime do przetwarzania danych osobowych.

Aby poprosić YPrime o wykonanie któregokolwiek z tych kroków, należy wysłać wiadomość e-mail na adres marketing@yprime.com.

Osoby z UE (osoby, których dane dotyczą z UE) mogą złożyć skargę do swojego macierzystego organu ochrony danych i mogą wszcząć wiążący arbitraż w przypadku niektórych pozostałych roszczeń, których nie rozwiązały inne mechanizmy dochodzenia roszczeń.
W razie uwag lub wątpliwości, których nie można rozwiązać bezpośrednio z nami, można również skontaktować się z właściwym lokalnym organem ochrony danych.

Ochrona danych

YPrime poważnie traktuje bezpieczeństwo danych osobowych. YPrime posiada wewnętrzne zasady i kontrole w celu ochrony danych osobowych przed utratą, przypadkowym zniszczeniem, niewłaściwym wykorzystaniem lub ujawnieniem oraz w celu zapewnienia, aby dostęp do danych nie był możliwy, z wyjątkiem pracowników wykonujących swoje obowiązki.

W przypadku, gdy YPrime angażuje strony trzecie do przetwarzania danych osobowych w swoim imieniu, strony te wykonują to na podstawie pisemnych instrukcji, mają obowiązek zachowania poufności i są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.

YPrime uznaje potencjalną odpowiedzialność w przypadkach, w których dane osobowe mogą zostać przekazane stronom trzecim. YPrime nie przekaże żadnych danych osobowych stronie trzeciej bez uprzedniego upewnienia się, że strona trzecia przestrzega zasad lub podobnych przepisów zapewniających odpowiedni i równoważny poziom ochrony. YPrime nie przekazuje danych osobowych niepowiązanym stronom trzecim, chyba że jest to zgodne z prawem polecenie klienta lub innego administratora danych. Na przykład takie okoliczności obejmują ujawnienie danych osobowych klienta wymagane przez prawo lub proces prawny lub ujawnienie dokonane w żywotnym interesie osoby możliwej do zidentyfikowania, takie jak ujawnienie dotyczące życia, zdrowia lub bezpieczeństwa. W przypadku, gdy firma YPrime zostanie poproszona o przekazanie danych osobowych niepowiązanej stronie trzeciej, YPrime zapewni, że taka strona dostarczy odpowiedni i równoważny poziom ochrony. Jeśli YPrime dowie się, że niepowiązana strona trzecia, która otrzymała dane osobowe od YPrime, używa lub ujawnia dane osobowe w sposób sprzeczny z niniejszym powiadomieniem, YPrime podejmie uzasadnione kroki w celu zapobieżenia lub zaprzestania ich wykorzystywania lub ujawniania.

Oceny skutków

Niektóre przetwarzanie przeprowadzane przez YPrime może powodować zagrożenia dla prywatności. W przypadku, gdy przetwarzanie skutkowałoby wysokim ryzykiem naruszenia praw i wolności osoby fizycznej, YPrime przeprowadzi ocenę skutków dla ochrony danych w celu ustalenia konieczności i proporcjonalności przetwarzania. Obejmuje to rozważenie celów, dla których działalność jest prowadzona, zagrożeń dla osób fizycznych oraz środków, które można wprowadzić w celu złagodzenia tego ryzyka.

Naruszenia danych

Jeśli YPrime odkryje, że doszło do naruszenia danych osobowych, które stanowi zagrożenie dla praw i wolności osób fizycznych, zgłosi to Komisarzowi ds. Informacji w ciągu 72 godzin od wykrycia. YPrime zarejestruje wszelkie naruszenia danych niezależnie od ich skutków.

Jeżeli naruszenie może skutkować wysokim ryzykiem naruszenia praw i wolności osób fizycznych, poinformuje ona osoby, których dotyczy naruszenie, oraz przekaże im informacje o jego prawdopodobnych konsekwencjach i podjętych środkach łagodzących.

Międzynarodowe przekazywanie danych

Dane osobowe kontrolowane lub przetwarzane przez YPrime mogą być przekazywane do krajów spoza EOG.

YPrime zapewnia zgodność z niniejszą polityką, wykorzystując standardowe klauzule umowne mające zastosowanie oraz w pełni badając i próbując rozwiązać wszelkie skargi lub spory dotyczące wykorzystywania i ujawniania danych osobowych z naruszeniem niniejszej polityki.

Obowiązki pracownika YPrime

Pracownicy YPrime mogą mieć dostęp do danych osobowych innych osób oraz naszych klientów w trakcie ich zatrudnienia. W takim przypadku YPrime polega na osobach, które pomagają w spełnieniu swoich zobowiązań w zakresie ochrony danych wobec pracowników oraz klientów.

Pracownicy, którzy mają dostęp do danych osobowych są zobowiązani:

do dostępu tylko do tych danych, do których mają uprawnienia, i tylko w autoryzowanych celach;
nie ujawniać danych z wyjątkiem osób z YPrime lub spoza YPrime, które posiadają odpowiednie upoważnienie;
do zapewnienia bezpieczeństwa danych, na przykład poprzez przestrzeganie zasad dostępu do pomieszczeń, dostępu do komputera, w tym ochrony hasłem oraz bezpiecznego przechowywania i niszczenia plików;
do nieusuwania danych osobowych lub urządzeń zawierających lub mogących służyć do uzyskiwania dostępu do danych osobowych z pomieszczeń YPrime bez przyjęcia odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie lub ochrona hasłem w celu zabezpieczenia danych i urządzeń;
do nieprzechowywania danych osobowych na dyskach lokalnych lub na urządzeniach osobistych używanych do celów zawodowych; oraz
do natychmiastowego zgłaszania wykrytych naruszeń ochrony danych na adres privacy@yprime.com.

Nieprzestrzeganie tych wymagań może stanowić wykroczenie dyscyplinarne, które będzie rozpatrywane zgodnie z zasadami i procedurami dyscyplinarnymi YPrime.

YPrime zapewni szkolenie wszystkim pracownikom na temat ich obowiązków w zakresie ochrony danych w ramach procesu wprowadzającego, a następnie w regularnych odstępach czasu.

Pracownicy, których role wymagają regularnego dostępu do danych osobowych lub którzy są odpowiedzialni za wdrożenie niniejszego zawiadomienia lub odpowiadanie na żądania dostępu do podmiotu na podstawie niniejszego zawiadomienia, przejdą dodatkowe szkolenie, aby pomóc im zrozumieć ich obowiązki i sposób ich przestrzegania.

Prywatność w Internecie

YPrime lub strony trzecie działające pod kierownictwem YPrime mogą gromadzić dane osobowe za pośrednictwem swojej strony internetowej i interakcji odwiedzających z elementami jej strony internetowej, które również podlegają niniejszej informacji. Takie dane osobowe mogą być gromadzone, gdy osoba poda swoje nazwisko i/lub adres. YPrime lub strony trzecie działające pod kierunkiem YPrime mogą również zbierać informacje o wizytach na stronie YPrime bez aktywnego przesyłania informacji za pośrednictwem różnych zautomatyzowanych środków cyfrowych, takich jak adresy IP, identyfikatory plików cookie, piksele i aktywność użytkowników końcowych w witrynie. Chociaż informacje zbierane za pomocą takich zautomatyzowanych środków cyfrowych nie identyfikują bezpośrednio konkretnych osób, przeglądarki internetowe automatycznie przesyłają do witryny YPrime informacje dotyczące oprogramowania obsługiwanego przez komputer użytkownika, takie jak adres IP i wersja przeglądarki. Informacje gromadzone przez te technologie nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji osób bez dodatkowych informacji umożliwiających identyfikację.

Pliki Cookies

YPrime używa plików cookie. Są to małe pliki danych obsługiwane przez naszą platformę i przechowywane na Twoim urządzeniu. Nasza witryna wykorzystuje pliki cookie umieszczane przez nas lub strony trzecie do różnych celów, w tym do obsługi i personalizacji witryny w celu poprawy doświadczenia użytkowników i ukierunkowanych celów reklamowych. Pliki cookie mogą wygasnąć pod koniec sesji przeglądania lub mogą być przechowywane na Twoim komputerze gotowe do następnej wizyty na stronie. Możesz zapobiec ustawianiu plików cookie, dostosowując ustawienia w swojej przeglądarce (patrz sekcja „Pomoc” przeglądarki, aby dowiedzieć się, jak to zrobić). Wyłączenie plików cookie wpłynie na to, jak korzystasz z naszej witryny.

Wersja 9, ostatnia aktualizacja 25 marca 2023 r